姚 婕

《中华人民共和国档案法》将档案的定义表述为：“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”清楚介绍了关于“档案”的七个方面的含义：档案形成的时间（历史性）；档案产生的主体（多元性）；档案来源渠道（广泛性）；档案形成的特点（原始性）；档案保存的目的（价值性）；档案表现的形式（多样性）；档案本质属性（记录性）。

严格来说，档案工作包含了档案事业管理和档案资源管理这两种，这是职能不同而又有密切关系的两个工作。档案事业管理，包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的各方面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。档案资源管理，档案资源管理工作由各机关、单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理。档案实体管理，是指对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。档案信息管理，是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。

档案收集工作是档案业务管理工作的第一个工作环节，是档案工作的起点，是决定档案管理工作存在和发展的重要条件。档案管理工作的对象是档案，没有档案，档案管理工作将是无米之炊，也就谈不上档案的整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等。收集不齐全、馆藏不丰富同样也会影响档案工作的顺利进行。

随着各项工作的发展和时间的推移，新的档案不断补充，档案的总量自然会日益增长，而档案材料保存一定时间后，有的还需要继续保存，有的则失去价值，致使库存档案庞杂。为了解决档案庞杂和实际利用需要有价值的矛盾，要对档案进行审查和鉴别工作，去粗取精，将确实已失去保存价值的档案剔除，这就形成了档案的鉴定工作。要科学的管理好档案，就需对档案进行调查研究，全面了解档案情况，做到心中有数。为了解决档案数量不清的状态与要求心中有数的矛盾，就要求对档案的状况进行数量的观察和分析研究，这就形成了档案的统计工作。

档案文献编研工作是保存、积累、传播历史典籍的重要措施。档案文献是党和国家的宝贵财富。加强对档案文献的保护，最大限度地延长档案文献的寿命，是档案部门的重要职责，通过档案文献的编研，可以使许多重要档案资料得以复制和流传。所以说，档案文献编研活动又是积累和传播知识的重要手段。编制检索工具与开发利用工作的关系极大。搞档案文献编研，也需要摸清库存、了解家底，全面掌握档案情况。在档案数量不断增多、类型多种多样、内容丰富的情况下，如果没有档案检索工具，不仅查找效率低，而且常常查不准、查不全，甚至找不出。所以，我们应及时整理保管好档案，做好索引、目录，方便查找利用。以电子技术和信息处理技术为代表的现代办公技术，使人们的工作、生活方式发生重大变化。尤其是档案工作受到显著影响。现在相当数量的档案部门的工作仍停留在“锥子、剪子、线绳子”阶段，由此产生的存量大、效率低、检索困难等问题会日益突出。依靠传统手工检索方式已不能满足社会发展需要。只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾，更好地提高其效率以服务于社会发展。