熊 果

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，保存为原始记录，以备查考时的文字、图表、声像等各种载体的档案资料。各机关档案，是各部门在建设和发展中，对本单位真实历史面貌的直接形成和反映。各机关职能科室在长期的工作中形成了丰富的档案材料。如何管理好机关档案工作，使机关档案工作更好地服务于构建和谐社会，是档案管理部门的一项课题，也是其他职能机关的一项重要工作。本文仅就如何加强档案管理工作实际进行初步探索。

一、机关档案管理的重要性

档案记录了地区政治、经济、科学、文化等各项活动的有关情况、取得的经验教训，是过去开展工作的记录，也是社会不断发展的依据。2019年1月1日，国家档案局根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，颁布实施了《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）。《规定》共分为7个章节70条，从机构、人员、基础设施、管理要求、信息化建设、奖励与处罚等方面，对机关档案管理工作提出了明确要求。可以说，做好机关档案管理工作对地区的建设和发展起到了深化社会管理、落实科学发展观、构建和谐社会的重要作用。

二、当前机关档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作认识不足。一方面，部分管理层认为档案管理工作就是抄写、装订、整理，对单位来说不是一项重要工作，对单位的发展起不到主要作用，从而导致档案管理人员工作积极性不够。另一方面，由于对档案管理工作缺乏应有的重视，致使档案管理工作缺乏规范性、严谨性，档案存放未按照档案管理的各项要求严格开展。机关内部缺乏完善健全的档案管理制度，致使档案管理工作成效不足，缺乏指导，且没有严格的制度约束行为，造成管理工作散漫。

（二）档案管理硬件设施滞后。科技发展促进档案的记录类型增加，如有文字、照片、录音、录像、电影档案等。这就要求基层档案管理需要有现代化的信息管理设备的专用档案室。但是，经过笔者对12个基层机关单位的调研，发现各机关单位普遍存在没有专用档案室，资料存放杂乱无序，档案资料存放场所狭窄，档案保管环境差，没有专业配套设备，上级对档案工作执行标准不统一，办公自动化、信息化建立发展滞后等问题，严重影响了档案的保管质量，致使基层档案统计工作并未有效发挥其功能和作用。

（三）档案管理人员素质不高。档案管理工作需要相对固定、专业和对口的岗位人员。如果档案人员不稳定，也会对档案人员自身造成诸多不良影响。通过对12个基层机关单位的走访了解，大部分单位没有配备专业的档案管理人员，都是以兼职的方式开展本单位的档案管理工作，这就造成了大部分档案管理人员对档案管理工作缺乏责任心，缺少长远管理规划。同时，由于缺乏专业指导和培训，也造成了档案管理人员业务知识匮乏，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉，致使一些归档材料不够真实准确。

三、做好基层机关档案管理工作的措施

（一）提高认识，完善政策。要加大档案宣传力度，利用各种有效载体，抓好《档案法实施办法》的宣传，使广大干部职工特别是单位“一把手”充分认识档案工作的重要性，把依法治档的工作机制落到实处，扩大档案工作影响力。同时，要从小处着手，规范档案管理的各项制度，促进档案管理整体水平提高，确保档案真实、完整和可靠。要认真总结各单位档案管理工作中的经验教训，进一步完善各项工作制度，促进后续相关档案管理工作顺利开展。

（二）加大投入，提升基础。《机关档案管理条例》对当前档案信息化建设提出了明确要求，其中第五十五条规定：“机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务、信息化工作总体规划。机关档案信息化工作应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。”各单位要加大对档案信息化基础设施的投资，配备相应的信息管理设施、设备，如相应的计算机和扫描仪，并做好档案的数字化信息管理，防止信息损坏和丢失。

（三）强化培训，提高素质。一方面，上级要加强对基层机关档案管理工作的业务指导。要求基层机关定期统计并建立完备的档案资料，并对所保管档案年度出入库情况、档案设施设备利用情况、档案移交入馆情况、档案鉴定销毁情况以及信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务情况、档案工作变动情况等进行深入分析，以备领导决策提供参考依据。另一方面，各级机关要多开展业务培训，通过组织机关工作人员外出参观学习、开展岗位档案知识考试等方式，进一步规范管理人员对档案掌握、档案立卷归档、录入档案目录等工作的流程熟悉情况，促进机关档案管理工作提质增效。